簡單至上

楊釗
最近,在翻閱企業成功的書本中,發現有些觀念很值得學習。特此錄下,以供同好。
調查人員經過仔細考察和分析,發現當今世界最富實力的公司,幾乎都遵循「簡單至上」的原則。

其結論是︰簡單原則,是企業發展壯大的最基本而又最有實效的原則。

當韋爾奇上任通用電氣公司總裁時,產品線既長且亂,許多產品都是虧損的。韋爾奇經過認真考慮和分析,提出「非一即二」(No.1 OR No.2)的原則,必須在目標期內把該產品做成行業中數一數二的產品,否則一律賣掉,經過多年發展。通用電氣成為世界上最有競爭力的綜合性公司之一。

在經營活動中,「簡單原則」已經成為持續成長企業的成功秘訣,在企業界還流行著KISS原則(Keep it Simple Stupid)意思是「這個笨蛋,怎不知簡化!」

無可否認,人類已經進入了一個不堪負重的時代,世界人口已突破了六十億,全球環境問題越來越嚴峻,人與人,人與自然的矛盾空前激化中。

最為嚴重的是,我們的組織結構正在不斷膨脹;制度越來越繁瑣,文件越來越多,效率越來越差。

如果我們留意,就會發現每個月常見的商業報告,往往會有厚厚的一疊,裡邊所列的目標多得不勝數。

以往我們是靠數據發展和壯大的。今天,我們卻發現自己已成了這些數據的奴隸。

面對這個已經嚴重超載的世界,面對這些無限臃腫的組織,面對已被太多的欲望壓得喘不過氣的人類,我們比過去任何時候都需要一把閃著陰冷寒光的「剃刀」,把煩瑣累贅一刀剃掉。
環顧歷史和現在,人類總喜歡把事情變得複雜,但事情並不是越複雜越好。

事實上,由於人類思維方式的限制,簡單的資訊遠比複雜的資訊更有利於人類的思考和決策。
諾貝爾獎獲得者哈伯特‧西蒙,最近幾年一直在研究人工智慧,結果發現了一個令人著迷的結論:人類不擅長處理大量的新資料和信息。他們發現一般人,在短期內最多只能記住六到七條資料或資訊,因此,複雜的事情、龐大的資訊量對人們來說,往往都是累贅。

現實商業世界和人生一樣,總是朝著複雜的方向發展。
所有複雜的組織,都會存在資源浪費和效率低下的問題,特別是一些大型組織,他們沒有專注在應該關注的事情上,很多大型組織都在進行昂貴的,但生產力低下的活動,而且這種活動的數目極其龐大。

每一個組織,都是許多相互對抗力量和協力造成的產物。而這種對抗,往往是許多瑣碎且不重要的勢力,共同對抗少數重要的勢力。

這些瑣碎無用的多數,代表著無所不在的惰性,無能和自私。它們和組織中有活力和創造力混雜一處,結果令許多員工常常既分不出垃圾,也看不見寶石。

其實,我們只要改變一下做事的方式,同時少做一些無用的東西,事情就會有很大的改觀。
我們只需把低價值或負面價值的項目消除,把進行中的活動加以簡化,這樣就可以降低成本並提高效率。

所以,複雜往往會造成浪費及累贅。高效率來自簡潔,而簡潔來自毫不留情地剃除所有複雜繁瑣的事物。只有一頁的備忘錄優秀公司一般都具有簡潔的特徵,美國寶潔公司就是很好的例子。

寶潔公司品牌部經理說:「寶潔公司有一條標語—『一頁備忘錄』,它是我們多年來管理經驗的結晶。事實上,任何建議或方案多於一頁,對我們來說都是浪費,甚至會產生不良的後果」。

這一風格,可追溯到寶潔公司前任總經理查德,他強烈地厭惡超過一頁的備忘錄。他通常會在退回冗長備忘錄加上一條命令:「把它簡化成我所需要的東西」。如果該備忘錄過於複雜,他還會加上一句「我不理解複雜的問題,我只理解簡單明瞭的!」

一位探訪者要他解釋這一點,他說:「我工作的一部份,就是教會他人如何把一個複雜的問題,簡化為一系列簡單的問題,只有這樣,我們才可以有效地推行以後的工作」。
一頁備忘錄的威力在於簡潔易懂,它比重點分佈於幾十頁的「紙堆」有效得多。
優秀公司認為:多個目標等於沒有目標。優秀公司只有一種關鍵的特性:簡單,只要具有簡單的組織形式,很少的員工就可以完成工作。
大部分優秀公司管理層的員工相對較少,員工更多的在實際工作中解決問題,而不是在辦公室審閱報告。

美國愛默森公司有五萬員工,但公司總部員工少於一百人。
達納公司有三萬員工,其總部員工由以往的五百人減少到現在約一百人。
有價值二十億美元資產的沃爾瑪公司,創建者薩姆‧沃爾頓說,他相信公司總部空無一人的規則:「關鍵在於走進商店仔細傾聽。」
因此,要想使你的組織更有效率,更有活力,就必須先為你的組織減肥。

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